Митинги: как готовиться и проводить, чтобы они не были тратой времени

Моя любимая шутка про митинги:

Хотя, конечно, с моей профессией это немного странно звучит, ведь вся моя работа фактически состоит из совещаний и общения: с кандидатами это собеседования, офферы, продажа вакансий; с сотрудниками ответы на вопросы, разъяснения, объявления; синки с руководством, с коллегами из других офисов, других отделов, даже дейли стендапы есть. Короче, сплошь одни разговоры, поработать некогда. :-)

И вот когда твой день сплошь состоит из рабочих встреч и совещаний, становится мучительно больно, если эти встречи проходят неэффективно. Эта попа-боль и заставила меня составить небольшой чек-лист по проведению совещаний. Будет классно, если кому-то ещё приходится.

Если вы готовитесь к совещанию, то до него нужно:

1. Базовое требование в подготовке совещания - это приглашать на него только тех людей, которых непосредственно касается это обсуждение. Некоторые страдают тем, чтобы приглашать всех, как на свадьбу, вплоть до дальних родственников. Не надо так, экономьте свое время и нервы участников. Чем больше на встрече будет посторонних лиц, тем менее эффективной она будет.
2. Второе базовое требование - это составлять так называемую адженду (прошу прощения за мой рунглиш, но я его и дальше буду использовать, потому что это мой рабочий лексикон), т.е. повестку или план встречи. Это нужно для того, чтобы все участники были на равных и пришли “подготовленными на встречу со звездой”. По итогу это избавит вас от необходимости тратить время и силы на то, чтобы вводить всех в курс дела. Ну, и заодно это воспитывает в людях ответственный подход.
3. Назначить время в календаре с запасом. Это третья base line. Простой вопрос эффективности. Если вас выгонят из переговорки или вам нужно будет бежать на следующую встречу и вы не доведете совещание до конца, это как секс сами знаете без чего. Вроде как силы потратили, но ради чего - непонятно. Вам нужно будет назначить еще одну встречу, на которой в зависимости от количества участников вы от 10 до 30 минут будете вспоминать, на чем остановились на предыдущей.
4. Изучить всю переписку и материалы, имеющие отношение к обсуждению. Во-первых, вы сэкономите время нескольких участников и деньги, которыми компания оплачивает их время, если ознакомитесь с повесткой заранее, т.е. прочитаете не только план совещания (если его кто-то создал), но и все материалы (переписку, раздатку) по теме встречи. Если речь идет о встрече, посвященной оценке работы (performance review), то изучите бланки предыдущей оценки. Если речь про собеседование, то информацию о компании и проекте, да хоть описание вакансии! Если это старт (kick off) нового проекта, то всю вводную из презентации. Во-вторых, вы получите баллы в копилку своей компетентности. В-третьих, это также позволит вам запастись уточняющими вопросами по теме, либо выработать свою точку зрения и сформулировать аргументы в ее пользу, что подарит вам выгодную позицию на встрече.
5. Подготовить речь. Это необходимо только для важных встреч или совещаний на языке, которым вы владеете несвободно. Также может пригодиться на собеседовании. Заявление о том, что слова имеют значение и наш словарь отражает наш уровень знаний и умений, кажется очевидным, но в жизни мало кто уделяет этому внимание. А стоило бы. Я могу привести личный пример, что когда я начала готовиться ко встречам и писать короткий бриф, что буду говорить на английском, то у меня начало получаться мало того, что говорить более связно и свободно, я смогла расставлять акценты, в соответствии с приоритетами, ничего не упускала, а если и упускала, то что-то неважное, я более тщательно подбирала слова. Для всех моих заявлений у меня были аргументы. Это здорово помогло мне упрочить свои позиции.
6. До встречи определить роли участников, кто за что отвечает и т.д. Не на всех встречах это нужно, но если у вас совещание группы людей с другой группой по какому-то проекту, то было бы классно, если бы вы в своей группе заранее определили, кто за что отвечает, какую сторону вопроса должен закрыть, кто какие вопросы задаст, чьи контакты вы в итоге оставите и кто будет отслеживать дальнейшее взаимодействие. Это позволит вам сосредоточиться на деле в процессе встречи и произвести впечатление профессионалов.
7. До совещания определить правила игры, например, не смотреть в телефон или “критикуешь - предлагай”. В приличном обществе сегодня вообще не принято брать с собой телефон на совещания, тем более отвлекаться на него. Но реалии таковы, что сейчас мы неотрывны от нашего девайса, особенно, если в нем есть рабочие коммуникационные каналы, то и оправдание есть. Но уж точно без телефона можно обойтись на совещании в полчаса, на более продолжительном же нужно просто заранее оговорить правила игры. То же самое в отношении критики, замечаний и прочего. Особенно важно проговорить правила игры совещаний по определенным сценариям, вроде брейнсторминга, т.к. не всем участникам такие правила могут быть известны.

Во время митинга:

8. На митинге вести заметки. Что можно взять с собой на встречу, так это блокнот и ручку и вести заметки. Во-первых, записывать по ходу очень полезно, потому что человеческий мозг и память - такая хитрая штука, что вы можете оказаться единственным человеком, который зафиксировал определенные вещи, а кроме вас это может вообще никто не запомнить. Во-вторых, вы демонстрируете коллегам серьезность и уважение, с вниманием относясь к предмету обсуждения.
9. В конце убедиться, что все верно друг друга поняли в отношении сделанных договоренностей и прописать план действий (action items) кто что должен сделать и в какие сроки. Ради этого ведь все и затевалось, верно?

После митинга:

10. Выслать Meeting Follow Up (MFU), если были достигнуты какие-то договоренности. MFU - это, грубо говоря, краткая выжимка вашей встречи: какие вопросы обсудили, о чем в итоге договорились. Это позволит вам в будущем избежать разночтений касательно данных обещаний, сроков, требований и прочего. Важно зафиксировать всё “на бумаге” (т.е. в электронной почте) по свежим следам, чтобы отразить максимально реальную ситуацию. Это обязанность того, кто митинг созвал, либо младшего по должности.
11. Сразу же после митинга внести в список задач те, которые были вам поставлены. Кажется очевидным, но в ворохе дел это можно упустить, тем более если встречи регулярные. Вам может показаться, что вы держите в голове самое важное, но на деле на следующей встрече может оказаться, что вы забыли какое-то одно мелкое поручение (или даже крупное), просто потому, что не вписали его никуда себе в список задач.

Все эти рекомендации, безусловно, придуманы не мной. Некоторые получены из собственного опыта, другие подсмотрены, а третьим меня научили мудрые и опытные профессионалы. Надеюсь, и вам это пригодится, как пригодилось мне.