вторник, 9 июня 2020 г.

Мотивация vs Повышение эффективности

Так больше не может продолжаться! Давайте наконец разведем понятия по углам и отделим наконец понятие мотивации от понятия повышения эффективности. Это прямо какое-то кощунство — называть эти понятия одним словом и все время смешивать. Это путаница уже породила множество неразберихи в сфере, где специалисты, работающие над повышением эффективности, апеллируют к мотивации и разбиваются о дилемму “как внешними средствами повлиять на внутреннее содержание” или “как вам сделать за человека то, что он в состоянии сделать только сам”?

Психологи и психотерапевты, кажется, уже разобрались с подобным и удачно пошутили:

“Сколько психологов надо чтобы поменять лампочку?

  • Ни одного. Лампочка поменяется сама, когда будет к этому готова.
  • Только один, но лампочка действительно должна хотеть меняться”.

Давайте сначала. Призрачную надежду о мотивации подарил нам выдающийся американский психолог Абрахам Маслоу. Стоп-стоп, минуточку. Говорил ли Маслоу что-то о мотивации работников и эффективности их труда? Нет, что-то не припомню. Он выдал прекраснейшую, чудеснейшую теорию о том, что цель жизни человека — это реализовать весь заложенный в нем потенциал, ну, и примерно треть книги он отвел под описание того, какие потребности нами движут и как они возникают, отсюда появилась всем известная иерархия, которую, к слову, сам Маслоу жесткой не называл.

Теория Маслоу очень гуманистична, он говорит, например, такие вещи:

“Можно предположить, что при прочих равных условиях счастливый, уверенный в себе, спокойный, здоровый ученый (художник, машинист, директор) окажется лучшим ученым (художником, машинистом, директором), чем его несчастливый, неуверенный, тревожный, нездоровый коллега”.

“Человечность как принадлежность к человечеству должна определяться не только в терминах бытия, но и в терминах становления. Мало родиться человеком, нужно стать им. В этом смысле младенец — не более чем возможный человек, ему еще предстоит дорасти до человечности, и в этом ему должны помочь семья, общество и культура”.

“Человек обязан быть тем, кем он может быть”.

Согласитесь, эти слова не похожи на слова того, кто смотрел на человека только как на максимально эффективно орудующего сотрудника.

Но экономика есть экономика, и руководители со времен Форда понимали, что можно сделать что-то такое, чтобы люди работали эффективнее. И тут господа МакклелландАльдерферГерцбергПортер-Лоулер и Макгрегор как на подбор предлагают нам несколько теорий, как этого достичь. Вот почему, обучая управлению персоналом, часто все начинают с Маслоу, но не знают, как его применить, и выбирают что-то из теорий авторов, обозначенных выше. Авторов, которые вместе с теориями подарили нам заблуждение, что повышение эффективности можно называть мотивацией, а сотрудников — мотивировать.

Я думаю, повышение эффективности на работе нельзя называть мотивацией по трем причинам:

Причина 1. Это масштаб целей. В философском смысле мотивация — это то, что движет нас на пути к тому, чтобы стать человеком с большой буквы, а с точки зрения прикладной — это выполнение плана и KPI. Только мне понятия кажутся не сопоставимыми?

Причина 2Объект и субъект. Мотивация в философском смысле — это про то, когда мы сами являемся и тем и другим. Это как в шутке про физика “Физик, изучающий атомы, — это всего лишь кучка атомов, которая изучает саму себя”. В понятии трудовой мотивации человек — это объект, на который воздействует субъект, с целью получить эффект для третьего объекта, которым является бизнес. Надеюсь, разница улавливается.

Причина 3. И на мой взгляд самая главная — это природа возникновения мотивов. В философском смысле наши мотивы — это наши ценности. Т.е. результат нашего опыта, решений, размышлений. И эти ценности определяют этапы нашего личностного роста.

Махатма Ганди
Нельсон Мандєла

Все внешнее, что побуждает нас к каким-то действиям или какому-то характеру действий, называется стимулом. Поэтому само слово “мотивировать” в этом контексте кажется мне неправильным, т.к. предполагает, что перед человеком можно повесить условную морковку и “мотивировать” на что-то. Стимулировать? Да. Мотивировать? Не думаю.

Тут как раз хороши примеры с Фордом: он увеличил производительность сотрудников, предоставив им пятидневку вместо шестидневки, которую на законодательном уровне в Америке отменили только двадцатью годами позже. Вот вам пример смелого новаторского менеджерского решения! Думаете, он мотивировал сотрудников тем, что дал им удовлетворение потребности в любви и лишний день провести с семьей? Да просто дал задолбавшимся рабочим заводов полноценно отдохнуть. Вот и повысилась их производительность.

Здесь также стоит расставить все точки над і в этих сбивающих с толку предложениях, сыплющихся со всех углов о том, как “мотивировать” сотрудника. Черт, да мне даже приходило на почту предложение повысить мотивацию сотрудников через их взаимодействие с лошадьми! Люди, HR, руководители, очнитесь и перестаньте “мотивировать” сотрудников. Они уже мотивированы! У каждого из них есть свои цели и ценности, есть то, от чего они кайфуют без всяких стимулов.

Вам нужно только знать все это, и если у вас есть возможность предоставить им то, что им нравится, то сделайте это, а если нет, не надо придумывать пляски с бубнами и “лошадиную” терапию. Вспомните Карла Данкера и его “Задачу со свечой”.

Кстати, тут опять уместно вспомнить старину Маслоу: “человечность — слишком пластичное и хрупкое, легко изменяемое и уничтожаемое явление, что вторжение в процесс дочеловечивания и стремление грубо воздействовать на индивидуальные особенности человека может порождать всевозможные тонкие, почти неуловимые формы патологии”. И что-то мне подсказывает, что мы уже столкнулись с ней. Повальное увлечение желанием “мотивировать” сыграло нам с вами плохую службу в том, что сами люди, т.е. наши сотрудники, перестали заглядывать в себя в поисках ответа на вопрос, что же их по настоящему драйвает, искать, что им нравится. А начали ожидать от руководителей и организаций, что вот они придут в компанию, где им ничего не близко, за толстым рублем, а их там начнут мотивировать и все закрутится.

В общем, мы сами выкопали себе яму, смешав воедино повышение эффективности и мотивацию. И теперь путаемся постоянно. С одной стороны кричат, что если ты профессиональный руководитель — мотивируй, а с другой — что мотивация бывает только внутренней. И как тут выработать план действий?

To be continued…

вторник, 31 марта 2020 г.

Бывшие тренды

Этот пост родился на тренинге, который я проходила в Москве полтора месяца назад. По заданию мне нужно было дать комментарии для СМИ на профессиональную тематику, ответив на 2 вопроса. Но мой комментарий потянул на целую статью, и я решила не упускать шанс. :-)

Хотела запостить ответы, приурочив пост к 10 летнему юбилею моей работы HR в IT, который как раз сегодня, 1 апреля. Однако к этому моменту тренды, описанные полтора месяца назад, уже могли стать неактуальными, но что-то мне подсказывает, что произошло наоборот. :-) Именно поэтому я все же решила запостить эти "бывшие тренды", потому что будет любопытно перечитать их, когда вновь станет возможно делать новые прогнозы, и кризисная ситуация станет управляемой.

Прямо сейчас, конечно, страшно что-то говорить, ибо ты неизбежно выглядишь неадекватно в попытках прогнозировать будущее сегодня. Мир никогда не переживал того же, что и сейчас, так синхронно и так масштабно, ни в 2011 году, ни в 2008. Так что сейчас хочется просто замереть и наблюдать за происходящим.

Ну, а то, к чему все шло пару месяцев назад, вы можете прочитать ниже:

1. Как вы считаете, на что больше всего сейчас обращают внимание рекрутеры при собеседовании потенциального сотрудника? Есть ли кардинальные изменения в сфере найма за последние, допустим, 7-10 лет?

По моему мнению, сейчас рекрутеры на собеседовании больше всего обращают внимание на профессиональные компетенции и потенциал кандидата.

Говоря о профессиональных компетенциях, я имею в виду ориентацию на достижение, инициативу, межличностное понимание, командную работу и сотрудничество, обучаемость. Оценить это можно, попросив кандидата привести примеры поведения в определенных ситуациях из прошлого опыта. Т.е. здесь действует правило “ничего лучше не предсказывает будущие действия, как действия в прошлом”.

Потенциал кандидата можно оценить, если расспросить о его развитии за последний год или два. Что он расценивает как развитие? По чьей инициативе оно происходило? Какие пути выбирает кандидат? Какие из них на его взгляд наиболее эффективны?

Если говорить об изменениях в сфере найма за последние 7-10 лет, то это я могу оценить, исходя из собственного опыта, т.к. пришла в профессию как раз 10 лет назад.

Сегодня я наблюдаю все больший рост роли репутации в найме, причем это работает в две стороны: и в сторону кандидата, и в сторону компании. Это точно связано с развитием интернета, социальных сетей: мы все сейчас оставляем цифровой след, который просто отследить и от которого сложно избавиться. Хотим мы этого или нет, но все, сказанное или сделанное нами, будет “использовано против нас в суде” интернет-сообщества. Поэтому как никогда важно совершать обдуманные поступки, не бросать слов на ветер и вести себя ответственно.
Мир тесен, сейчас работает теория уже не 6 рукопожатий, а даже 4. Так что, как пел Виктор Цой “следи за собой, будь осторожен”. :-)

Еще одно важное изменение, которое мы наблюдаем последние 7-10 лет - это сокращение срока работы на компанию. Компаний, особенно в сфере высоких технологий, становится все больше, рынок труда все теснее. Это приводит к частой смене компаний. Частные причины могут быть разные: на каком-то этапе карьеры частая смена работы приводит к быстрому росту заработной платы; также часто меняют работу специалисты, квалификация которых не соответствует профилю должности, на которую они претендуют; мода на те или иные технологии стремительно меняется, как и мода на проекты или специфику компаний.

Можно говорить также о том, что сокращающийся срок работы на компанию приводит к необходимости для работодателя пересмотреть свое EVP (ценностное предложение работодателя). Если раньше важной его частью была перспектива карьерного роста внутри компании, то сейчас фокус смещается в сторону ценности работы на определенную компанию в канве общего, целостного карьерного развития специалиста и его резюме или портфолио. Таким образом, сейчас престиж работы на компанию Х на протяжении пары лет становится важнее карьерного роста в компании Y на протяжении 10-20 лет. Опять же, если конечная цель - это карьера в кампании с мировым именем.

Дигитализация. Безусловно, цифровой век наступил не вчера, и 10 лет назад мы не нанимали по объявлениям в газете (хотя…) и не получали резюме по почте или по факсу. В 2010 году, как и сегодня, мы искали специалистов в профессиональных и личных социальных сетях и вели базы кандидатов в цифровых АТС. Но масштабы использования высоких технологий в 2020 выглядят совсем другими:

  • наши АТС сейчас синхронизируются с почтой, гугл календарем, они парсят резюме напрямую из социальных сетей, они работают по принципу канбан доски, в них уже загружены шаблоны писем кандидатов;
  • уже существует несколько сервисов по проведению онлайн интервью, записи и анализа (!) видео-интервью;
  • есть возможность делать тесты на кодирование онлайн.
В общем, сегодня наниматель, рекрутер и работник вообще в принципе могут не встречаться лично. :-)

Ну, и последнее значимое изменений за последние 10 лет - это подход к образованию. Этот пункт неразрывно связан с предыдущим, и сказать я хочу, что онлайн обучение и онлайн стажировки, тестирование, сертификации получили очень широкое распространение, убедили в своей состоятельности и продолжают наращивать обороты.

2. Какие тренды в области HR вы можете выделить на ближайшие пару лет?

Скажу сразу, что мир меняется так стремительно, что о трендах говорить немного страшновато, но я бы осмелилась выделить следующие:

  • растущую скорость взаимодействия между рекрутером, HR и кандидатом и сотрудником;
  • тенденцию к гибким подходам, и к remote работе как самому очевидному из них;
  • внимание к well being сотрудников, к их психическому состоянию и mental health;
  • глобализация как следствие развития онлайн коммуникаций, и тенденции к удаленной работе;
  • качественное изменение EVP.



понедельник, 23 марта 2020 г.

Массовая истерия или потребность в безопасности?


Думаю, многие согласятся, что мир сейчас находится в уникальной ситуации:


В такой ситуации любой разумный человек будет испытывать кризис ценностей и регресс мотивации. В обстоятельствах, где много неизвестных, уникальных для всех жителей земли и грозящих непредсказуемыми последствиями, самой актуальной потребностью у каждого становится потребность в безопасности, остальные постепенно уходят на второй план.

Давайте теперь пройдемся по пунктам, в каком поведении проявляется потребность в безопасности:
  • желание упорядочить жизнь, тяга к постоянству, отсюда стремление придерживаться своих обычных правил, распорядка дня, рутинных дел. Даже если это идет в разрез с рекомендациями некоторых компаний или государств, я сейчас говорю о карантине. И то, что некоторые не соблюдают его, ходят работать в офис, заниматься спортом в свой зал, обедать в любимый ресторан. Такое поведение - не просто отсутствие социальной ответственности, это, как бы парадоксально ни прозвучало, проявление стремления к безопасности. Обычный график успокаивает. Он как бы говорит нам “ничего же не случилось”. А если мы его изменим, то неизбежно вместе с переменами придёт и признание угрозы.
  • склонность проявлять больше доверия знакомым и привычным вещам, тяготение к консервативному поведению, стремление к религии и в принципе к объяснению своего места во вселенной. Думаю, возрастёт внимание к религии и посещаемость духовных мероприятий. Интересно, начнут ли в нашем регионе транслировать проповеди онлайн? Вести стримы из храмов?
  • некоторые взрослые невротики, эмоционально обессиленные и просто встревоженные люди в поисках безопасности готовы отдать себя “под защиту” сильной личности, которой они могут полностью довериться или даже подчиниться. Подобное случилось с Германией после первой мировой.
  • создание множества ритуалов, правил и формул поведения, которые оградят нас от любой непредсказуемости, исключат любую возможность неожиданного развития событий. Уже сейчас множество такой информации гуляет по интернету: от правил удаленной работы до правил поведения в карантине.
  • готовность любой ценой, даже ценой диктатуры или насилия защищаться от подступающего хаоса. Посмотрите сейчас на то, какие меры введены в Израиле, стране, которая невероятно гордилась своей демократией. 
Сейчас мы частично уже наблюдаем примеры подобного поведения, однако не у всех оно выражается одинаково ярко. Этому тоже есть объяснение, которое заключается в том, что степень устойчивости к утрате той или иной потребности зависит от полноты и регулярности удовлетворения этой потребности в прошлом. Т.е. люди, которые пережили бурные кризисы в прошлом, например, развал советского союза, времена дефицита, войну, более склонны к проявлениям поведения (которое описано выше), компенсирующего недостаток безопасности, стабильности и уверенности в будущем.

Сейчас в интернет-пространстве многие высмеивают таких людей (равно как и тех, кто проявляет социальную ответственность). Поступать таким образом неэтично и даже бесчеловечно. То, что мы должны как люди сделать в подобной ситуации - это проявить поддержку, понимание, оказать помощь. Но не смеяться, не унижать, не травить людей, которые пострадали от кризисов в прошлом, либо жизнь которых находится в постоянном дефиците безопасности и стабильности. Давайте будем более внимательны к окружающим и понаблюдаем спокойно за своей собственной реакцией на сложившуюся ситуацию.


пятница, 17 января 2020 г.

Голый землекоп

Голый землекоп. Знали про таких животных? Погуглите!


Из лекций Роберта Сапольски я узнала о них кое-что интересное, что имеет отношение, внимание… к работе!

Итак, голые землекопы - это довольно уникальные млекопитающие. Начнем с того, что это грызуны семейства землекоповых, т.е. проживают в норах. Они живут до 30 лет (и это грызуны, да-да), нечувствительны к некоторым формам боли (термическим ожогам и химическим ожогам кислотами) и выносливы к высоким концентрациям углекислого газа.

Кроме этого, у них очень сложная социальная организация колонии (вроде как у муравьев или пчел), роли в которой четко определены. В биологии же все довольно логично - каждый участник колонии должен выполнять определенную функцию для обеспечения выживания и гармоничного сосуществования с сородичами.

Так вот, ученые, изучающие землекопов, заметили, что у них во главе колонии стоит самка-производительница, есть рабочие особи, и есть некоторые особенно крупные в размерах особи, которые на первый взгляд ничем не заняты. При этом они регулярно получают свою долю пищи и сородичи не выгоняют их из колонии. Ученых некоторое время это ставило в тупик? Как так? Природа “не продумала” механизм до конца?

Но потом начался сезон дождей и таинственная функция самых крупных голых землекопов оказалась раскрыта - смысл их существования в колонии в том, чтобы собой “затыкать” входы в норы снаружи, таким образом жертвуя собой и обеспечивая выживание сородичам. Необычно, правда?

И вот, обдумывая эту задумку природы, я задумалась про бизнес. В нем бывают роли, которые не несут на себе постоянную оперативную загрузку, их услуги нужны только в определенные (порой, кризисные) периоды. Имеет ли смысл держать таких специалистов в штате либо такие должности нужно отдавать на аутсорс?

воскресенье, 29 сентября 2019 г.

Прости и отпусти. Как понять, что кандидат не твой?


Определить неподходящего кандидата можно и до интервью, ещё на этапе прескрининга и знакомства с ним. За отказы на этом этапе и недолюбливают рекрутеров, но не пугайтесь. Задача рекрутера - сэкономить время интервьюеров, а соответственно, и деньги компании при подборе, предоставив только подходящих кандидатов для интервью. И задачи бизнеса стоят прежде народной любви и почитания.

Неправильный кандидат - это тот, кто заведомо не подходит на вакансию. Иногда мы и сами видим это, но хотим дать шанс такому специалисту, чтобы побыстрее вакансию закрыть, но в итоге только тратим больше времени, своего и нанимающих менеджеров. Ниже опишу самые очевидные случаи, когда кандидат на вакансию нам не подходит.

1. Не совпадает с профилем вакансии

К примеру, у него нет навыка/ов из набора обязательных. Или нижняя планка при отборе - это определённое количество лет опыта или количество реализованных проектов, но вы обсуждаете вакансию с кандидатом, который не проходит по этим требованиям. Да, понимаю, что рекрутинг - это та сфера, где нужно быть гибким, но это правило вступает в силу только после того, как вы безуспешно испробовали все прочие варианты, не нашли кандидатов, подходящих на 100%, 95% ,90% и даже на 80%. Но даже в этом случае необходимо прежде договориться о снижении требований.

2. Разница ожиданий кандидата и вашего предложения

У рекрутеров есть такое искажение, как “дать шанс”, т.е. вы не теряете надежду и пытаетесь вписать круг в квадрат. Надо ли говорить, что это лишь отнимет у вас больше времени? И я сейчас говорю не только о несоответствии навыков, но и о соотношении пожеланий кандидата и вашего предложения. Если мануальный QA хочет расти в автоматизацию, а вы не можете предложить такой возможности, не тратьте своё и его время. Если ведущий разработчик хочет стать менеджером, а вам нужен только разработчик, дайте ему шанс найти то, что он ищет.

Иногда рекрутеры также формируют завышенные ожидания от позиции и компании, обещая то, чего не произойдёт, или в чём они не могут быть на 100% уверены. Если вы по какому-то пункту не сходитесь с кандидатом, проговорите это честно, чтобы все отдавали себе отчёт, на что они идут.

3. Неправильная компания-донор

Иногда мы начинаем перебирать профили кандидатов в компании со слабой экспертизой. К примеру, кто ни приходил из компании Х, ни разу не смог успешно пройти интервью. После какого по счету взаимодействия с Х вы решите, что зря тратите время?

4. Неудачная коммуникация

Кандидат слаб в коммуникации: он не хочет отвечать на ваши вопросы либо отвечает односложно, он груб или надменен с вами, может, он ещё и хамоват? Что ж, мы часто готовы списать это на стресс, нелюбовь к рекрутерам и всё, что угодно прочее, но представьте на минуту, а что, если он будет также общаться со своим руководителем, когда от него будет требоваться обсудить с коллегами задачу, передать знания или наоборот, выяснить какой-то вопрос? Да, у всех бывает плохой день или период. Но деловой человек умеет отличить рабочую ситуацию, в которой нужно сдержать эмоции, и вообще лучше промолчать и не ответить ничего, чем нахамить незнакомому человеку, который просто “попался под руку”.

5. Несоответсвующий бюджет

Здесь коротко скажу, что не стоит поддаваться наивному желанию договориться со своим руководством на большую сумму оффера, если специалист окажется невероятно крут. Во-первых, не на каждой позиции нужен самый крутой. Во-вторых, риск нового работника через короткое время упереться в стеклянный потолок - это нехорошо ни для кандидата, ни для вашей компании.

6. Неуместное хвастовство

Тревожный знак, если человек в общении с вами начинает расхваливать себя, рассказывать, насколько он успешен, причем это бахвальство не совпадает с реальностью, которую можно наблюдать объективно. Тут важно отделять рациональный рассказ о себе с целью выгодно преподнести свою кандидатуру на конкретную позицию, когда человек чётко расписывает задачи, которые ему доводилось решать, и принятые им решения; и явный перебор в риторике, т.е. хвастовство, которое не имеет отношения к конкретной работе или позиции, а просто призвано показать, что перед вами “мачо мэн/вумен”. Тревожные маячки - это когда кандидат приписывает себе некую позицию, которая разительно отличается от занимаемой им фактически, когда кандидат употребляет фразу “не последний человек”, когда говорит, что у него “есть связи” и т.д.

Здесь должен был быть еще седьмой фактор, но это как раз повод для дискуссии, поэтому я лучше спрошу вашего мнения, как считаете, стоит ли рассматривать кандидата, который
Диссонирует с общим портретом команды?
Как разобраться, когда это может принести пользу с точки зрения разнообразия/diversity, а когда - вред?

воскресенье, 22 сентября 2019 г.

Этика делового общения. Вредные советы.

Все читали Григория Остера в детстве? Я его просто обожала! Правда, в детстве я про него ничего не знала, зато в 10 классе Лицея БГУ, когда обнаружила у соседки в общежитии его книги, прочитала прямо залпом. Теперь и я хочу поделиться парочкой вредных советов по деловому общению. Прочитайте, и делайте ровно наоборот ;-)



Про мессенджеры

  1. Просто напишите “привет” и ждите ответа. Ни в коем случае, не раскрывайте интригу, и не уточняйте сходу, в чем суть вопроса. Безусловно, собеседник оценит такую инициативу и поспешит ответить вам, отложив все свои дела в сторону.
  2. Все
обожают
читать
по
одному
слову
ваши
несвязные
мысли

3. Не заморачивайтесь представлениями, кто вы, какую компанию представляете, по какому вопросу пишете и откуда у вас контакт адресата. Что вы? Кому это надо сегодня, в век быстрых коммуникаций, просто пишите, что вам от человека нужно, возможно, вы единственный, кто написал ему сегодня.

Про электронную переписку

4. Не вздумайте писать конкретную тему в письме, или суть вопроса по которому пишете, ведь это так сложно - выделить что-то главное в объемном вопросе. Пишите просто “вопрос по работе”, “Уточнение”, “предложение”. Не переживайте, коллеги прочитают целиком и сами все поймут.

5. Не надо вот этих вот “здрасьте-пожалуйста-спасибо-до свидания”. Только главное, только соль. Пришлите данные, жду отчет, нужна работа, рассмотрите вакансию. Что непонятного?

6. Забейте на то, чтобы делиться контактами для обратной связи. Запрашивайте контакты и ни в коем случае не давайте свои собственные, будьте хозяином положения. А что, тут кто-то кому-то что-то должен?

7. Добавляйте все, что пришло в голову в тело письма. Вложения? Да, кто будет их открывать? Нужно прислать таблицу? Так ведь и её можно добавить в письмо! Сводный отчет, резюме, выкладку совещания? Не плодите лишние документы, всё, всё максимально в тело письма.

8. Забейте на грамотность. Кому в 21 веке интересно, как пишутся слова. Сами-то давно уроки русского позабывали. Не утруждайте себя проверками в гугл доках или специализированных сервисах, у вас ведь и так дел навалом, так поймут.

Про коммуникацию в принципе:

9. У вас есть деловой вопрос или предложение к знакомому специалисту? Так предложите ему\ей встретиться вечером или в выходной. Днём-то ещё нужно как-то график подогнать, или руководитель на работе косо посмотрит, а так что терять? Вечером или в выходной не всё же ему\ей с друзьями родными тусоваться, пусть и полезное сделает что-нибудь. Для вас.

10. Если у вас есть номер телефона и адрес электронной почты, конечно же, сразу звоните! Чего писать и ждать ответа потом 3 дня, лучше раз позвонить, ну, пусть отвлечь человека, зато договориться обо всем за 5 минут.

11. Если у вас есть деловое предложение для кого-то, забейте на все эти расшаркивания, отправку коммерческих предложений и согласования, сразу договаривайтесь о встрече, на ней всё расскажите, и на месте определитесь, надо ли это кому-то, кроме вас.
Никогда не высылайте заблаговременно коммерческое предложение, не описывайте суть вопроса, сразу договаривайтесь о времени встречи, ведь если человек согласится встретиться с вами, вероятность сотрудничества повысится в разы.

Как только соберу еще шедевральных примеров, обязательно напишу вторую часть. :-)
Но если у вас есть чем поделиться, мне будет интересно почитать. :-)

понедельник, 16 сентября 2019 г.

Митинги: как готовиться и проводить, чтобы они не были тратой времени

Моя любимая шутка про митинги:

Хотя, конечно, с моей профессией это немного странно звучит, ведь вся моя работа фактически состоит из совещаний и общения: с кандидатами это собеседования, офферы, продажа вакансий; с сотрудниками ответы на вопросы, разъяснения, объявления; синки с руководством, с коллегами из других офисов, других отделов, даже дейли стендапы есть. Короче, сплошь одни разговоры, поработать некогда. :-)

И вот когда твой день сплошь состоит из рабочих встреч и совещаний, становится мучительно больно, если эти встречи проходят неэффективно. Эта попа-боль и заставила меня составить небольшой чек-лист по проведению совещаний. Будет классно, если кому-то ещё приходится.

Если вы готовитесь к совещанию, то до него нужно:

  1. Базовое требование в подготовке совещания - это приглашать на него только тех людей, которых непосредственно касается это обсуждение. Некоторые страдают тем, чтобы приглашать всех, как на свадьбу, вплоть до дальних родственников. Не надо так, экономьте свое время и нервы участников. Чем больше на встрече будет посторонних лиц, тем менее эффективной она будет.
  2. Второе базовое требование - это составлять так называемую адженду (прошу прощения за мой рунглиш, но я его и дальше буду использовать, потому что это мой рабочий лексикон), т.е. повестку или план встречи. Это нужно для того, чтобы все участники были на равных и пришли “подготовленными на встречу со звездой”. По итогу это избавит вас от необходимости тратить время и силы на то, чтобы вводить всех в курс дела. Ну, и заодно это воспитывает в людях ответственный подход.
  3. Назначить время в календаре с запасом. Это третья base line. Простой вопрос эффективности. Если вас выгонят из переговорки или вам нужно будет бежать на следующую встречу и вы не доведете совещание до конца, это как секс сами знаете без чего. Вроде как силы потратили, но ради чего - непонятно. Вам нужно будет назначить еще одну встречу, на которой в зависимости от количества участников вы от 10 до 30 минут будете вспоминать, на чем остановились на предыдущей.
  4. Изучить всю переписку и материалы, имеющие отношение к обсуждению. Во-первых, вы сэкономите время нескольких участников и деньги, которыми компания оплачивает их время, если ознакомитесь с повесткой заранее, т.е. прочитаете не только план совещания (если его кто-то создал), но и все материалы (переписку, раздатку) по теме встречи. Если речь идет о встрече, посвященной оценке работы (performance review), то изучите бланки предыдущей оценки. Если речь про собеседование, то информацию о компании и проекте, да хоть описание вакансии! Если это старт (kick off) нового проекта, то всю вводную из презентации. Во-вторых, вы получите баллы в копилку своей компетентности. В-третьих, это также позволит вам запастись уточняющими вопросами по теме, либо выработать свою точку зрения и сформулировать аргументы в ее пользу, что подарит вам выгодную позицию на встрече.
  5. Подготовить речь. Это необходимо только для важных встреч или совещаний на языке, которым вы владеете несвободно. Также может пригодиться на собеседовании. Заявление о том, что слова имеют значение и наш словарь отражает наш уровень знаний и умений, кажется очевидным, но в жизни мало кто уделяет этому внимание. А стоило бы. Я могу привести личный пример, что когда я начала готовиться ко встречам и писать короткий бриф, что буду говорить на английском, то у меня начало получаться мало того, что говорить более связно и свободно, я смогла расставлять акценты, в соответствии с приоритетами, ничего не упускала, а если и упускала, то что-то неважное, я более тщательно подбирала слова. Для всех моих заявлений у меня были аргументы. Это здорово помогло мне упрочить свои позиции.
  6. До встречи определить роли участников, кто за что отвечает и т.д. Не на всех встречах это нужно, но если у вас совещание группы людей с другой группой по какому-то проекту, то было бы классно, если бы вы в своей группе заранее определили, кто за что отвечает, какую сторону вопроса должен закрыть, кто какие вопросы задаст, чьи контакты вы в итоге оставите и кто будет отслеживать дальнейшее взаимодействие. Это позволит вам сосредоточиться на деле в процессе встречи и произвести впечатление профессионалов.
  7. До совещания определить правила игры, например, не смотреть в телефон или “критикуешь - предлагай”. В приличном обществе сегодня вообще не принято брать с собой телефон на совещания, тем более отвлекаться на него. Но реалии таковы, что сейчас мы неотрывны от нашего девайса, особенно, если в нем есть рабочие коммуникационные каналы, то и оправдание есть. Но уж точно без телефона можно обойтись на совещании в полчаса, на более продолжительном же нужно просто заранее оговорить правила игры. То же самое в отношении критики, замечаний и прочего. Особенно важно проговорить правила игры совещаний по определенным сценариям, вроде брейнсторминга, т.к. не всем участникам такие правила могут быть известны.
Во время митинга:

8. На митинге вести заметки. Что можно взять с собой на встречу, так это блокнот и ручку и вести заметки. Во-первых, записывать по ходу очень полезно, потому что человеческий мозг и память - такая хитрая штука, что вы можете оказаться единственным человеком, который зафиксировал определенные вещи, а кроме вас это может вообще никто не запомнить. Во-вторых, вы демонстрируете коллегам серьезность и уважение, с вниманием относясь к предмету обсуждения.
9. В конце убедиться, что все верно друг друга поняли в отношении сделанных договоренностей и прописать план действий (action items) кто что должен сделать и в какие сроки. Ради этого ведь все и затевалось, верно?

После митинга:

10. Выслать Meeting Follow Up (MFU), если были достигнуты какие-то договоренности. MFU - это, грубо говоря, краткая выжимка вашей встречи: какие вопросы обсудили, о чем в итоге договорились. Это позволит вам в будущем избежать разночтений касательно данных обещаний, сроков, требований и прочего. Важно зафиксировать всё “на бумаге” (т.е. в электронной почте) по свежим следам, чтобы отразить максимально реальную ситуацию. Это обязанность того, кто митинг созвал, либо младшего по должности.
11. Сразу же после митинга внести в список задач те, которые были вам поставлены. Кажется очевидным, но в ворохе дел это можно упустить, тем более если встречи регулярные. Вам может показаться, что вы держите в голове самое важное, но на деле на следующей встрече может оказаться, что вы забыли какое-то одно мелкое поручение (или даже крупное), просто потому, что не вписали его никуда себе в список задач.

Все эти рекомендации, безусловно, придуманы не мной. Некоторые получены из собственного опыта, другие подсмотрены, а третьим меня научили мудрые и опытные профессионалы. Надеюсь, и вам это пригодится, как пригодилось мне.